La caisse enregistreuse obligatoire en 2018

La caisse enregistreuse permet aux commerçants de gérer leur établissement. Elle fait cependant l’objet de nombreuses fraudes, c’est pourquoi de nouvelles obligations vont prochainement devoir s’appliquer.

Pour y voir plus clair concernant la caisse enregistreuse obligatoire 2018 , nous allons vous expliquer ce qui va changer et vous donner tous les détails sur :

• le matériel concerné,
• les risques encourus,
• la procédure à suivre pour la mise en conformité du logiciel de caisse enregistreuse utilisé.

Principe : À partir du 1er janvier 2018, les commerçants et les professionnels assujettis à la TVA auront l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse enregistreuse à la fois sécurisé et certifié. Elle découle de la loi de finances pour 2016. Cette obligation a surtout pour objectif de rendre impossible la fraude consistant à reconstituer, via un logiciel frauduleux, des tickets de caisse afin de soustraire des paiements en espèces des recettes de la comptabilité.

Caisse enregistreuse obligatoire : ce que dit la loi

Il faudra en 2018 utiliser un logiciel de gestion fiable, dont les conditions de sécurisation, d’inaltérabilité, de conservation et d’archivage des données seront attestées par un certificat devant être délivré soit par un organisme accrédité, soit par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.

Son objectif est clair : empêcher à la fois la commercialisation et l’utilisation de systèmes de caisses enregistreuses qui permettent aussi bien la fraude fiscale que la fraude à la TVA.

Concrètement, la loi implique également que tous les commerçants sont désormais susceptibles d’être soumis à une inspection par l’administration fiscale. Pour éviter cela, la caisse enregistreuse utilisée ne doit surtout pas être permissive. Les fabricants et éditeurs de logiciels, de systèmes de caisse ou de gestion sont eux aussi passibles d’une amende. Les caractéristiques du matériel doivent correspondre aux normes nouvellement établies. Avant chaque mise en service, les caractéristiques des caisses enregistreuses doivent absolument être communiquées aux autorités compétentes. Si elles ne répondent pas à l’ensemble des obligations, les commerçants qui les utilisent s’exposent à de lourdes sanctions financières.

Il est indispensable pour les commerçants et les professionnels de disposer d’une caisse enregistreuse conforme à partir du 1er janvier 2018. Si le logiciel utilisé est permissif, il est vivement conseillé de s’en débarrasser et de se mettre en conformité.

Caisse enregistreuse obligatoire 2018 : quel matériel est concerné ?

Cette nouvelle mesure n’implique pas tant un changement complet au niveau matériel, mais plutôt une modification du logiciel de gestion utilisé sur les caisses enregistreuses. Clairement, le matériel concerné est celui qui est équipé d’un logiciel de gestion permissif, qui favorise à la fois la fraude fiscale et la fraude à la TVA.
Il existe plusieurs moyens pour déterminer si son matériel est déjà conforme ou non. Pour vérifier, il faut pouvoir déterminer si ce dernier permet ou non différentes actions, telles que

• la réalisation d’un abandon de saisie de vente,
• la suppression d’une ligne d’un ticket en cours de saisie,
• le travail sur une date différente de la date du jour ou encore
• l’annulation complète ou partielle d’un ticket déjà encaissé.

Si l’une ou l’ensemble de ces opérations sont possibles, le tout sans laisser de traces dans un compte-rendu non-modifiable, alors le logiciel utilisé ne répond pas du tout aux nouvelles normes et il faut impérativement le mettre en conformité.
En effet, la loi de finances 2016 implique que tous les professionnels qui utilisent une caisse enregistreuse équipent ces dernières d’un logiciel « non-permissif » à partir du 1er janvier 2018. Pas question de se passer de caisses enregistreuses, ces dernières facilitant grandement la tenue de la comptabilité de ceux qui les utilisent quotidiennement. Il s’agira surtout d’une « mise en conformité » du logiciel de système d’encaissement, qui doit absolument être non-permissif.

Caisse enregistreuse et logiciel non conforme : les sanctions

En cas de non-respect de cette loi, il faut savoir que les risques encourus concernent aussi bien les fabricants et éditeurs de logiciels de comptabilité que les professionnels utilisant quotidiennement une caisse enregistreuse.

Avant chaque mise en service, les caractéristiques du matériel utilisé doivent être communiquées aux autorités compétentes afin d’être vérifiées. Si elles ne sont pas conformes, le commerçant s’expose alors à une amende. Elle peut aller jusqu’à 7 500 € par logiciel non sécurisé utilisé. Le professionnel dispose alors d’un délai de 60 jours pour faire le nécessaire et mettre son matériel en conformité. Dans le cas contraire, il risque une nouvelle amende. Dans certains cas, l’amende peut également être cumulée avec les rappels d’impôts et les pénalités éventuellement dues à la suite d’un contrôle de la comptabilité de l’entreprise, dans le cas où des recettes auraient pu être dissimulées via le logiciel frauduleux.

Caisse enregistreuse obligatoire : procéder à la mise aux normes 2018

Hypothèse 1 : Je peux mettre à jour mon logiciel

Dans certains cas, cette mise en conformité peut se faire simplement par une mise à jour du logiciel de caisse. Par exemple dans le cadre d’un contrat de maintenant souscrit au moment de l’achat du logiciel de gestion. Cette option peut notamment être réalisable dans le cas de logiciels de caisses enregistreuses interconnectés. On entend par logiciel interconnectés ceux gérant ou non la gestion financière et comptable.

Hypothèse 2 : Je ne peux pas mettre à jour mon logiciel

Dans ce cas, les commerçants ont l’obligation d’acheter un nouveau logiciel de caisse enregistreuse. Celui ci doit être homologué ou certifié par une attestation individuelle. Elle est fournie par l’éditeur du nouveau logiciel.
La mise en conformité doit être réalisée au plus tard le 31 décembre 2017. Dès le 1er janvier 2018, tous les commerçants auront pour obligation de fournir à leurs clients des tickets de caisse émis via des logiciels de caisses enregistreuses sécurisés et conformes aux normes françaises.